以“数字迎新”牵动智慧校园建设
来源：中原工学院现代教育技术中心 作者：岳峰 发表于：2017.12.29 2858浏览
中原工学院的信息化建设工作目前正处于从“数字化校园”向“智慧校园”过渡的阶段：一方面，学校大力推进“无线校园”建设、“云数据中心”建设、“大数据平台”建设和“校园一卡通”建设；另一方面，学校成立了信息化办公室和信息中心，加强业务流程的梳理和信息数据的治理工作。今年，我们以“数字迎新”工作为抓手，协同学校招生、学生、后勤、教务、财务、保卫等多个部门进行了业务流程的梳理工作，将各个业务部门的数据进行分类、整理和交换共享，为今后的“智慧校园”建设工作打下了坚实的数据基础。
一、“数字迎新”工作目标
在往年的迎新工作中，曾经尝试过引入一些信息化的技术手段，来提高迎新工作的效率和管理水平，如使用PC版的迎新系统、采用手机扫描二维码等，但效果都不尽如人意。究其原因，是这些系统和技术没有真正契合用户的关键需求、解决用户的实际问题，在操作便捷性、性能可靠性等方面也存在不足，因此没有广泛推广起来。
此次“数字迎新”工作，我们首先确定了两个基本目标：一是以服务新生为目标，梳理迎新工作流程，整合不必要的业务环节，提高迎新工作效率；二是收集真实、全面、完整的新生数据，从招生源头治理好学生基本信息数据。
在迎新工作协调会上，主管迎新工作的校领导提出了“迎新工作三阶段”的理念：一是“预报到”阶段，从新生被录取开始，充分利用网络、手机等信息化技术手段让新生了解学校、填报各种信息，交纳各种费用；二是现场报到阶段，要注重简化流程、提高业务办理效率，减少新生排队和往返奔波，尽快入住宿舍；三是后期数据整理阶段，要及时对各项新生报到、交费、入住等信息数据进行汇总和统计，便于各级管理人员进行分析和决策。
二、迎新工作的业务流程梳理
“数字迎新”工作的首要目标就是要提高迎新工作的效率，减少迎新现场的排队现象。我们对往年的迎新工作业务流程进行了梳理，理清哪些是可以线上完成的，哪些是必须线下完成的；然后充分利用PC端和手机端实现各类信息的填报、处理与共享，将串行工作流程改造成为并行工作流程。“数字迎新”强调以时间为导向的业务流程简化；注重各业务流程环节占用的时间，以及各环节间的协同时间。
在往年的迎新工作中，一卡通的发放就是一项紧张且繁琐的工作：
一卡通制卡需要的学号是在本、专科招生工作全部结束后，才由教务处编制出来的，时间往往已经临近开学；卡务中心需要抓紧时间制卡并预存一定金额后，再发放给各个院系；各院系的迎新现场工作人员，发卡时要收取新生的现金（扣除医保和体检费），新生需交费、签字后才能领卡；迎新工作结束后，各院系的迎新工作人员要到财务处上交收取的现金，并向卡务中心退回未发卡，卡务中心工作人员再逐一将未发卡中的预存金额取消。因为迎新现场环境嘈杂，虽然各院系都配了验钞机，但收错钱、收假币的情况仍时有发生。
通过梳理以上业务流程，我们发现：只要能够及时将学号编制出来，一卡通完全有可能随录取通知书直接寄到新生手中，免去了现场逐级发放和收取现金的麻烦；一卡通充值和各项交费环节完全可以通过银行卡划扣、手机支付、圈存机和现金充值机等自助设备来实现。这样一来，减少了多个业务流程环节，现场排队和出现差错的几率也会减小；但这就需要招生、教务、卡务、财务、信息等多个部门的协同配合，相关业务流程也要进行调整和重组，每个业务流程结束后的信息反馈也要更加及时。
三、“数字迎新”工作的实施
通过对迎新工作业务流程的梳理，我们确定了“多并行、松耦合、数据共享”的迎新业务模式，开始以招生数据为源头，建设招生管理及迎新系统，搭建迎新现场各业务流程环节需要用到的网络环境和一卡通平台。
招生管理系统根据教务处制定的学号编排规则自动生成学号，并同步到迎新系统及一卡通系统中；一卡通很快就被制作好并随通知书一起寄至新生手中；而在此之前，新生已经可以登录迎新系统了解学校基本情况，完善个人信息，交纳各种费用，填报服装尺码、预选宿舍了。截止到开学前，有95%的新生完善了个人信息，77%的新生交纳了学杂费，60%的新生交纳了医保和体检费，66%的新生网上预选了宿舍。
在新生报到的迎新现场，每个院系的迎新工作人员都配发了迎新报到专用的一卡通数据终端，该终端通过迎新现场的专用WiFi通道连接至迎新系统。新生报到时，刷一卡通即能在终端屏幕上显示出新生的姓名、身份证号、通知书号、院系、专业、班级、籍贯、高考成绩、各种交费信息、宿舍床位等详细信息，大大方便了迎新现场工作人员的新生信息核对和交费引导工作，加速了新生的报到流程，基本消除了排队现象。对于一卡通丢失的新生，迎新工作人员还可以通过微信扫描通知书上二维码的方式来实现新生报到确认，确保新生报到数据的实时性。
各级迎新工作管理人员可以通过学校的微信企业号，实时查阅本院系、本专业、本班级新生报到的情况；相关数据按院系、专业、班级分类统计，可精确至每一名新生。在迎新系统后台，基于迎新工作的各种实时数据生成可视化的报表，包括地域、民族、宗教等，以及各院系、专业、班级的报到情况，便于校领导和各职能部门做出进一步的分析和决策。
四、结语
今年的“数字迎新”工作，对往年的迎新工作流程进行了梳理、重组和简化，减轻了迎新工作人员的工作量，提高了业务办理的效率；同时信息中心获取了高质量的新生数据，为今后的“智慧校园”建设工作打下了坚实的数据基础。
以下谈几点体会与思考：
1、信息技术的发展日新月异，我们需要不断地了解、学习新的技术和新理念，并将其引入到信息化建设当中，如二维码、指纹识别、虹膜识别、人脸识别等新技术，都有可能在智慧校园建设过程中发挥作用。我们可以大胆尝试，同时在应用推广时也需谨慎考察、论证。
2、信息化建设不是信息技术的堆砌，并非使用的信息化技术越多、越先进，就一定能带来更好的用户体验。有时候，一些成熟的信息技术可能更契合用户的使用习惯，而且可靠、性价比更高。
3、信息系统应用越早的部门，其“信息孤岛”现象越严重。只有从学校层面统筹规划，抓好业务数据的源头，理清业务部门的责任，业务流程梳理工作才有可能进行下去。
4、衡量信息化建设成功与否的标准是多维度的，对普通用户来讲是方便易用，对管理者来讲是功能可靠与细化。有时，系统的先进性与可靠性、安全性与易用性之间会存在矛盾。所以我们在进行信息化建设时，需要从多维度考虑，取得一定的平衡。（本文作者系中原工学院现代教育技术中心副主任。）